¿Puedo cambiar de nube sin perder mis archivos?

Primero decide qué significa para ti no perder nada

Cambiar de nube puede significar varias cosas. Quizá solo quieres conservar las fotos, los vídeos y los PDF. O quizá necesitas seguir editando una hoja de cálculo con sus fórmulas, mantener el acceso de tu familia y conservar los comentarios de un trabajo. La primera situación suele resolverse con una copia de archivos. Las otras requieren revisar funciones que viven dentro del servicio y que no siempre viajan en una descarga.

Haz una lista corta de lo importante: carpetas, documentos editables, fotos, notas y archivos compartidos por otras personas. Marca también lo que usas cada semana y los enlaces que has enviado. No necesitas catalogar cada fotografía a mano. Necesitas identificar los grupos que se trasladan de forma distinta y las pocas excepciones que, si fallan, te causarían un problema real.

Un ejemplo: una carpeta llamada Facturas puede contener PDF completos, accesos directos a documentos ajenos y una hoja de Google con enlaces a ellos. Copiar el nombre de la carpeta no demuestra que tengas las facturas, los documentos ajenos y la hoja utilizable. La comprobación debe mirar el contenido y el uso que le das.

Copia primero: mover o borrar dentro de una carpeta sincronizada puede afectar a la nube

La sincronización mantiene varias ubicaciones al día. Si borras o cambias un archivo dentro de una carpeta sincronizada, ese cambio puede llegar al servicio online y a otros dispositivos. Por eso conviene crear primero una copia independiente fuera de las carpetas que sincronizan. No arrastres todo a otra carpeta suponiendo que arrastrar siempre copia: según el lugar y el sistema, puede mover los archivos.

Usa la acción Copiar y después Pegar en una ubicación que hayas elegido expresamente. Puede ser una carpeta local fuera de ambas nubes o un disco externo con espacio suficiente. Si descargaste un archivo ZIP, conserva ese paquete hasta haberlo extraído y comprobado. Un ZIP es una caja que puede contener muchos archivos; subir la caja a la nueva nube no implica que esos archivos aparezcan ya organizados y listos para usarse.

No pongas una carpeta de sincronización dentro de otra para que dos servicios se copien entre sí. Ese montaje puede producir cambios repetidos, conflictos o borrados difíciles de entender. Para una mudanza personal, una zona intermedia separada deja claro qué es el original, qué es la copia de traslado y qué ya subiste al destino.

Ver el nombre en tu ordenador no significa tener el archivo

Muchas aplicaciones muestran archivos que siguen solo en internet. El nombre aparece en el explorador y el contenido se descarga cuando lo abres. Eso ahorra espacio, pero puede engañarte durante una mudanza. Si copias sin comprobar, puedes encontrarte con referencias, errores de conexión o elementos que todavía necesitan el servicio anterior.

Cuando utilices la aplicación de escritorio, busca la opción del servicio para mantener los archivos descargados o disponibles sin conexión. Espera a que termine y revisa los avisos de error. Después abre una muestra desde la copia independiente con la conexión desactivada. Esa prueba no garantiza por sí sola que miles de archivos estén perfectos, pero descubre enseguida si solo habías guardado nombres o enlaces.

Los documentos creados dentro de Google Docs, Sheets o Slides merecen una comprobación aparte. Una referencia que los abre en el navegador no equivale a una versión exportada. Si la copia solo vuelve a llevarte a la cuenta antigua, todavía dependes de ella. Necesitas descargar el contenido en un formato que pueda abrir la herramienta que usarás después.

Para salir de Google Drive: descarga archivos y exporta los documentos de Google

Para unas pocas carpetas, puedes descargarlas desde Drive. Para un conjunto amplio de datos, Google Takeout permite seleccionar productos y crear una exportación. Desmarca lo que no necesitas e incluye Drive y, por separado, otros productos que quieras guardar. Google Fotos no es lo mismo que una carpeta de fotos en Drive, de modo que revisa ambos si utilizas los dos servicios.

En Takeout revisa los formatos disponibles y el tamaño de las partes del archivo. Una exportación grande puede dividirse en varios paquetes. Descarga todos los que correspondan, guarda la confirmación y comprueba que puedas extraerlos. Solicitar una exportación no borra los datos originales. Google también advierte de que algunos cambios realizados mientras se prepara pueden no estar incluidos: toma nota de los archivos que sigues editando.

Para un documento importante, ábrelo en su aplicación y usa Archivo y Descargar para elegir un formato disponible. Puedes necesitar una versión editable y otra PDF que conserve una referencia visual. En una hoja de cálculo, un PDF permite leer el resultado, pero no sustituye las fórmulas y las pestañas de una copia editable. Un CSV, por su parte, es una tabla de datos y no reemplaza necesariamente todo un libro con varias hojas y formatos.

Después de exportar, abre los documentos con la aplicación que usarás en la nueva nube. Revisa títulos, tablas, imágenes, celdas con fórmulas y vínculos a otros documentos. Las funciones propias del servicio pueden cambiar o no tener equivalente. En una cuenta de trabajo o estudios, el administrador puede limitar la descarga; en ese caso, solicita una forma autorizada de conservar lo que te corresponda.

Para salir de OneDrive: atención a los blocs de OneNote y a los archivos compartidos

Desde la web de OneDrive puedes seleccionar archivos o carpetas y descargarlos. Cuando seleccionas varios elementos, la descarga puede llegar en un ZIP. Si el conjunto es grande, hazlo por carpetas manejables y revisa los mensajes que acompañan a la descarga. Las limitaciones de tamaño o cantidad pueden hacer que sea mejor dividir el trabajo en lugar de insistir en un único paquete.

Los archivos de Word, Excel o PowerPoint suelen tener un formato de archivo que puedes guardar como tal. Aun así, pruébalos en la aplicación de destino: macros, vínculos a libros externos, fuentes o funciones concretas pueden necesitar su programa original. Guardar el archivo evita perder su contenido; no obliga a cualquier editor online a reproducir todas sus capacidades.

OneNote es una excepción importante. Microsoft indica que una descarga normal de carpeta no sirve como copia completa del bloc y puede incluir un archivo de texto con un error. La exportación de blocs desde OneNote para la web tiene condiciones propias y está disponible para blocs de cuentas personales de OneDrive, no para los de trabajo o escuela. Revisa el procedimiento específico en lugar de dar el bloc por guardado porque su nombre aparezca en el ZIP.

En la vista Compartido no todo te pertenece ni se descarga del mismo modo. Abre los elementos relevantes y comprueba quién es el propietario y si está permitida una copia. En contenidos de una organización, no eludas las restricciones llevándolos a una cuenta personal. La mudanza necesita una decisión sobre permisos además de un lugar nuevo donde almacenar.

Para salir de iCloud: separa Drive, Fotos y los documentos de las aplicaciones

Apple permite copiar archivos de iCloud Drive desde sus dispositivos y desde iCloud.com. Si un archivo estaba optimizado y no se encontraba completo en el dispositivo, debe descargarse para poder copiarlo. Espera a que termine antes de desconectar un disco o cerrar el equipo. Haz la copia fuera de iCloud Drive para que sea una ubicación independiente.

Fotos en iCloud es una biblioteca, no simplemente otra carpeta dentro de Drive. Revisa cómo descargar o exportar las fotos y los vídeos que necesitas, y si quieres conservar originales, ediciones o ambos. Los álbumes, las versiones editadas y ciertos tipos de contenido pueden tratarse de forma distinta según el método. Comprueba varias imágenes antiguas y recientes, vídeos largos y cualquier formato especial que utilices.

Existen transferencias oficiales directas entre algunos servicios de fotos, si tu cuenta y región cumplen las condiciones. Por ejemplo, Apple describe un traslado de una copia desde Google Fotos a Fotos en iCloud. Eso no equivale a trasladar todo Google Drive a iCloud, y algunos tipos de contenido tienen límites. Una herramienta directa ahorra descargas, pero sigue necesitando revisar el resultado y el espacio disponible.

Si usas Pages, Numbers o Keynote, comprueba qué aplicaciones abrirán esos archivos al llegar. Guardar el formato original puede ser útil, y exportar una copia compatible o un PDF puede ayudarte a seguir trabajando o conservar su aspecto. Son objetivos distintos. No borres la versión original solo porque has conseguido ver una miniatura del documento exportado.

Los enlaces y permisos necesitan su propia mudanza

Un enlace compartido suele apuntar al archivo alojado en el servicio anterior. Subir una copia a otra nube crea un destino nuevo; el enlace viejo no cambia de dirección por sí solo. Si enviaste una carpeta a tu familia o pusiste un documento en una página, prepara el enlace nuevo y sustituye el anterior donde corresponda.

Los permisos tampoco se copian necesariamente. Apple lo señala expresamente para archivos de carpetas compartidas de iCloud Drive: la copia no conserva ese acceso compartido. Revisa en el nuevo servicio quién debe leer, quién puede editar y si el acceso se concede a personas concretas o a cualquiera con el enlace. Una opción demasiado abierta puede resolver una prueba de acceso y, al mismo tiempo, exponer documentos privados.

Haz una lista solo de las carpetas compartidas que siguen activas. Para cada una anota responsable, destinatarios y tipo de acceso. Prueba el enlace nuevo desde la cuenta autorizada de otra persona o con una cuenta de prueba adecuada. Una ventana privada sin sesión es útil para comprobar enlaces públicos, pero un rechazo ahí puede ser correcto cuando el archivo está restringido a usuarios concretos.

Revisa también enlaces dentro de los propios documentos. Una hoja puede contener accesos a facturas de la nube antigua. Aunque la hoja esté bien exportada, esos enlaces seguirán dependiendo de donde estaban las facturas. Cambia primero los destinos necesarios y conserva el registro para no perderte entre copias casi iguales.

Cómo comprobar la mudanza sin abrir miles de archivos a mano

Trabaja por carpetas y compara cantidades y tamaños cuando sea posible. Una diferencia puede tener explicación, como documentos convertidos, archivos auxiliares o duplicados. No la ignores ni exijas que dos exportaciones de formatos distintos pesen exactamente lo mismo. Lo útil es localizar qué falta o qué cambió.

Abre una muestra de cada tipo de archivo y todos los documentos que sean críticos para ti. Incluye archivos de fechas diferentes y subcarpetas profundas. Comprueba que un vídeo se reproduce hasta el final y que un libro de cálculo conserva sus hojas y resultados relevantes. Una vista previa correcta no siempre descubre una descarga incompleta o una función que falló al convertir.

Si son muchos archivos comunes, una herramienta local puede comparar nombres, tamaños y huellas digitales. Una huella es un código calculado con el contenido del archivo; si coincide en dos copias sin convertir, ayuda a confirmar que son iguales. Para documentos que cambian de formato necesitas además probar cómo se abren y se usan. Automatizar la comparación y reservar la revisión manual para las excepciones ahorra tiempo sin saltarte lo importante.

Mantén una nota de las carpetas completadas, los errores y los archivos que se modificaron después de exportar. Si sigues editando durante varios días, haz una última copia de esos cambios antes de dar por terminada la mudanza. De lo contrario podrías conservar una copia perfecta de una versión que ya no era la última.

Cierra la etapa antigua solo cuando puedas trabajar desde la nueva

Antes de cancelar un plan o borrar una cuenta, comprueba que la nueva nube tiene espacio, que accedes desde tus dispositivos y que los enlaces importantes funcionan. Conserva una copia independiente de los archivos que no quieras arriesgar. La nube nueva no debería ser el único lugar que existe justo después de una mudanza.

Si utilizaste un servicio externo para transferir datos, revisa qué permisos le concediste y retíralos cuando deje de necesitarlos. Evita entregar tu contraseña a una herramienta que no conoces. Las opciones oficiales de exportación, las aplicaciones de escritorio y una copia local suelen cubrir muchas mudanzas personales sin un intermediario.

Por último, diferencia bajar de plan, dejar de sincronizar y eliminar la cuenta. Cada acción tiene consecuencias propias y una cuenta puede incluir correo, fotos u otros datos además de los archivos. No la cierres como si fuera una carpeta vacía. El traslado está resuelto cuando puedes abrir, editar y compartir lo necesario desde el destino y sabes dónde recuperar una copia si algo falla.